Gestion de projet : Comment créer une culture projet ?

Gestion de projet : Comment créer une culture projet ?

Gestion de projet : Une culture projet est indispensable pour réussir vos projets. Voici comment l’implanter dans votre organisation.

Le mode de gestion par projet est de plus en plus populaire aujourd’hui et peut même remplacer les méthodes de gestion traditionnelles dans certains cas. Si certaines entreprises utilisent cette approche depuis un certain temps, elle est encore très récente pour beaucoup d’autres.

Le management par projet est une approche de gestion qui consiste à structurer son organisation et à adapter ses règles de fonctionnement en fonction des projets à accomplir. Chaque tâche réalisée doit être un pas vers l’objectif à atteindre. Fonctionner en mode projet signifie, par conséquent, que la structure et ses différents services doivent modifier leur façon de travailler.

Des nouvelles méthodes et outils sont adoptés, ainsi que des phases de projets standardisées, des points de contrôle, des indicateurs et des modalités de suivi.

Devenir chef de projet ne s’improvise pas. Vous devez en effet connaître et maîtriser plusieurs méthodes et de multiples outils. Il s’agit de savoir les utiliser habilement, en fonction des projets dont vous avez la charge. Vous devez également gérer efficacement les ressources humaines, financières et matérielles à votre disposition pour atteindre vos objectifs dans les délais requis.

Pour réussir vos projets, vous avez besoin de mettre en place une culture de projet au sein de votre équipe, voire même de votre organisation. Cela vous permettra de mieux gérer vos projets, de mieux les organiser et de les mener à bien plus facilement.

Gestion de projet : Qu’est-ce que la culture projet ?

Une culture de projet est un ensemble de directives qui vous aide à réussir vos projets. Elle définit le type de décisions à prendre et les actions à entreprendre. Elle permet également d’identifier la meilleure façon de communiquer entre les différentes parties prenantes.

Quels sont les bénéfices d’une culture du projet ? Une des statistiques les plus surprenantes sur la gestion de projet relève de son taux d’échec. 18% des projets échouent. 43% aboutissent par ailleurs, mais en ayant rencontré des retards, des dépassements budgétaires ou une livraison produit incomplète. D’une façon générale, une culture de projet favorise la réussite.

Derrière ces échecs, on trouve généralement une difficulté à mettre au point une méthodologie partagée entre les différents acteurs, ou entre les services. Les ressources humaines intégrées à la logique de project management sont souvent trop peu nombreuses pour permettre un succès.

La culture de projet répond à ces problématiques. Elle guide le comportement et l’état d’esprit des membres de l’équipe projet. Elle englobe, en fait, les valeurs, les normes, les symboles et les attitudes que va adopter l’ensemble de la structure pour réussir ses projets. La culture de projet permet de faire face aux difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre de projets.

Si la culture de projet est si déterminante dans la gestion de projet, c’est aussi parce qu’elle permet de catalyser la stratégie de l’organisation et de développer l’esprit d’équipe. Une culture de projet forte guide les comportements individuels. Une même personne placée dans différentes entreprises agit et travaille ainsi différemment selon la culture mise en place.

Gestion de projet : Comment implanter une culture projet dans votre entreprise ?

L’implémentation d’une culture projet au sein de votre équipe représente un défi à la fois méthodologique et managérial. Vous devez encourager vos collaborateurs à penser en mode projet et leur fournir les outils nécessaires pour réussir.

Pour établir une culture de projet, votre « équipe » doit en être imprégnée. Les participants doivent en maîtriser le nom, les objectifs, le langage et la raison d’être. Le groupe doit également adhérer à votre vision. Il est également essentiel qu’il connaisse les principes de la gestion de projet, les méthodologies et les outils à utiliser.

Les bases de la “project culture” sont donc :

  • la collaboration ; 
  • la communication ;
  • l’implication et la responsabilité de chacun ;
  • le respect du travail et du savoir-faire de chacun ;
  • l’atteinte des objectifs du projet.

Découvrez les 4 étapes pour instaurer une culture projet au sein de votre structure.

Gestion de projet : Comment créer une culture projet ?
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1) Faire adhérer les équipes

Dès le lancement du projet, la vision est l’élément central qui guidera le projet vers son but. En la définissant clairement, vous permettrez à vos collaborateurs et à vos parties prenantes de s’engager et de se lier à elle.

Avant de commencer un projet, il est important de déterminer quelles sont les attentes et les objectifs, ainsi que les risques et les limites. Il est également important de préciser les avantages que le projet apportera à l’entreprise, aux équipes et aux parties prenantes, tels qu’une compétitivité accrue, une augmentation des ventes, une réduction des coûts, etc.

Précisez également en quoi la participation à un tel projet est bénéfique pour vos collaborateurs. Vont-ils développer de nouvelles compétences ? Acquérir des expériences ? C’est ainsi que vous posez les premières pierres de la culture du projet.

Les projets ont généralement beaucoup de dépendances et de nombreuses moving parts. Cela peut souvent créer des situations difficiles et frustrantes pour les équipes de gestion de projet. 

Cependant, en mettant l’accent sur le facteur humain et en adoptant une approche stratégique du relationnel, les chefs de projet peuvent faciliter la motivation et la cohésion du groupe. Cela simplifie également l’acceptation du changement, car les gens sont plus ouverts aux nouvelles idées lorsqu’ils se sentent valorisés et en sécurité. Pour cela, il est important de mettre en place une stratégie RH solide qui favorise les compétences de chacun.

2) Définir les rôles et le type de pilotage

Il est important de déterminer le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’équipe avant de définir les méthodes de pilotage du projet. Ce choix méthodologique doit prendre en compte le niveau de maturité des ressources humaines dans la connaissance et la maîtrise de cette méthode.

Pour que la démarche réussisse, il faut aussi former les participants à la méthode choisie, voire aux nouveaux rôles qu’ils vont endosser.

3) Favoriser la communication et la collaboration

En tant que chef de projet, il vous incombe de communiquer efficacement avec votre équipe et de lui faire savoir ce que l’on attend d’elle. Félicitez-les lorsqu’ils font bien leur travail et donnez-leur un feedback constructif lorsqu’ils doivent s’améliorer.

Pour que votre groupe de travail soit performant, donnez-lui des instructions claires et précises. Il aura alors les moyens nécessaires pour répondre efficacement aux attentes et aux exigences du commanditaire du projet. 

Restez toutefois disponible pour répondre à toutes les questions sur le projet, mais aussi sur le fonctionnement en mode projet.

Pour favoriser la collaboration entre les membres de l’organisation, il est important de mettre en place des outils et des processes qui facilitent le travail en équipe. La gestion de projet est une discipline qui nécessite une bonne collaboration entre les différents acteurs. La mise en place d’une culture de projet basée sur la collaboration est donc essentielle pour favoriser l’efficacité et la productivité des équipes.

4) Utiliser des outils adaptés à votre gestion de projets

Diagramme de Gantt, feuilles de temps, calendrier de projet, logiciel de gestion de projet, etc. La “project culture” impose d’utiliser des outils adaptés à la gestion de projet. Pour vous simplifier la vie, une solution de gestion de projet rassemble les outils incontournables pour gérer efficacement tous types de projet.

En la matière, quelques fonctionnalités se distinguent par leur capacité à booster la communication entre collègues, même à distance : 

  • des reportings lisibles et concis. Ils doivent être compréhensibles en un coup d’œil, mais permettre aussi l’inspection de détail ; 
  • des tableaux de bord exhaustifs, qui aident chaque acteur à s’y retrouver dans son projet et ses interactions avec les autres projets et tâches. Ces tableaux de bord doivent être personnalisables pour bien s’adapter à votre culture du projet ; 
  • un outil de gestion de tâches type “to-do” à cocher, associable à des jalons projets, des commentaires ou des fichiers, pour que tout le monde s’y retrouve ; 
  • la possibilité de créer des modèles types de projet. Ces templates facilitent le quotidien des équipes, tout en uniformisant le travail autour de votre méthode.

L’outil de gestion de projet que vous utilisez doit être adapté à votre méthode de gestion de projet. La méthode Agile est en vogue, mais elle ne convient pas à tous les projets ni à tous les secteurs. La solution digitale qui porte votre projet culturel doit être personnalisable.

Le logiciel de gestion de projet doit être accessible et intuitif pour tous les membres de l’équipe. Il est important que les personnes les moins à l’aise avec l’informatique puissent l’utiliser sans problème. De plus, l’éditeur doit proposer des formations courtes pour favoriser l’adhésion de tous.

Pour résumer

La clé d’un bon gestionnaire de projet est de créer une culture dont toute l’entreprise peut être fière. Vous devez gérer votre équipe afin de créer une cohésion et de la rassembler. L’objectif est de disposer d’une équipe prête et motivée à travailler sur vos projets. Objectif : une équipe prête et motivée à s’engager dans vos projets.

Valorisez les efforts, encouragez la collaboration et soyez transparent. La culture du projet est un élément indispensable au succès de vos projets.

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