Communication entreprise : 6 stratégies pour une communication d’équipe efficace

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Le facteur essentiel pour la réussite de votre projet est bien évidemment une bonne communication. Inspirez-vous de ces 6 stratégies afin de mieux communiquer.

La communication est un outil puissant au sein d’une équipe. Elle permet de résoudre les problèmes, d’apaiser les tensions et d’éviter les conflits. Elle améliore également la collaboration et favorise les échanges d’idées, la créativité et l’innovation.

Collaborer à un projet consiste à mettre en commun les compétences, le savoir-faire, l’expérience et les forces de chacun pour atteindre un objectif final. Si vous souhaitez que votre équipe de projet soit efficace et que chaque membre collabore harmonieusement, ne négligez pas une bonne communication interne.

Communication entreprise : Les avantages d’une communication réussie

Une bonne communication est essentielle au bon fonctionnement d’une équipe et donc à la réussite d’un projet. Les non-dits ou les malentendus peuvent avoir un impact négatif sur le projet ainsi que sur les relations entre les membres de l’équipe, car ils génèrent frustration et mécontentement.

Communiquer, c’est transmettre des informations à quelqu’un de manière claire et précise, en s’assurant que le message est le même pour les deux parties.

Communication entreprise : Les avantages d’une bonne communication au sein de l’équipe projet sont les suivants :

  • Maintien des bonnes relations au sein de l’équipe
  • Augmentation de la motivation
  • Apparition de l’esprit d’équipe
  • Augmentation de l’engagement et de l’implication des salariés
  • Meilleure coordination entre les membres de l’équipe
  • Compréhension du projet dans sa globalité
  • Partage d’idées, développement de l’esprit d’innovation et de la créativité de l’équipe
  • Création d’un climat de confiance et d’un sentiment de loyauté au sein de l’équipe
  • Diminution du turnover des collaborateurs.

Voici quelques stratégies pour vous aider à améliorer la communication au sein de votre équipe, mais vous pouvez aussi laisser libre cours à votre imagination et à votre créativité.

1) Laissez votre porte ouverte

Travailler au sein d’une équipe signifie travailler ensemble. Si chacun se cache dans son bureau et ferme la porte, cela n’encourage pas la communication et l’esprit d’équipe, mais au contraire, cela favorise le secret et peut créer des tensions. Une porte fermée peut être perçue comme un obstacle par certains qui n’oseront alors pas vous déranger.

En tant que chef de projet, vous devez toujours garder la porte de votre bureau ouverte. Cela indique à votre équipe que vous êtes toujours disponible pour les écouter, les aider et leur donner des conseils. Favorisez un environnement de travail avec des espaces ouverts pour encourager les échanges et la transparence.

Au lieu d’attendre la réunion de suivi hebdomadaire pour partager des informations et résoudre des problèmes, la politique de la porte ouverte permet d’échanger quotidiennement sur l’avancement du projet et de résoudre les points de blocage aussi rapidement que possible.

2) Clarifiez les rôles et les missions

Au début de tout projet, la communication la plus importante consiste à expliquer clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Qu’attendez-vous d’eux ? Que doivent-ils faire et dans quel délai ? La communication fait partie intégrante de la gestion de projet et doit être envisagée dès le début.

Un salarié ne peut pas effectuer correctement son travail si les instructions qui lui ont été données ne sont pas claires, compréhensibles et précises.

Pour une vision un peu plus globale des rôles ainsi que des responsabilités de chacun, vous pouvez utiliser la matrice RACI dont les lettres signifient :

  • R pour Responsible, c’est-à-dire la personne qui réalise la tâche.
  • A pour Accountable, c’est-à-dire la personne qui supervise et prend les décisions.
  • C pour Consulted : il s’agit d’une personne experte que l’on consulte pour avoir des conseils.
  • I pour Informed, c’est-à-dire la personne qui doit être informée de l’avancement de la tâche et du projet (comme le client, par exemple).

Cette matrice est un tableau à double entrée qui liste les différentes tâches sur une ligne et les intervenants sur une colonne.

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3) Développez l’esprit d’équipe

Une équipe qui est à l’aise avec les communications et les relations peut mieux fonctionner. Créer un esprit d’équipe est important pour le bon fonctionnement de l’équipe, mais aussi pour que chaque membre de l’équipe se sente impliqué dans le projet et ait un sentiment d’appartenance.

Organisez des activités sociales et amicales pour rassembler vos troupes et permettre à chacun de mieux se connaître dans une atmosphère détendue et informelle, hors du travail. 

Par exemple, déjeunez ensemble régulièrement, organisez des événements sportifs entre services ou profitez d’une session de team-building pour mieux vous connaître et apprendre à travailler ensemble.

4) Prenez le café ensemble

Si les membres de votre équipe prennent leur pause-café à des heures différentes, pourquoi ne pas organiser une pause-café fixe pour toute l’équipe ? C’est l’occasion idéale pour discuter de manière informelle, se détendre et apprendre à mieux se connaître.

Une solution à un problème ou une nouvelle idée peut aussi apparaître en dehors des réunions formelles. Vos collaborateurs seront alors plus créatifs et plus à même de faire des propositions.

5) Ne négligez pas l’entretien annuel

Il s’agit d’un rendez-vous important auprès de son manager, souvent très attendu par l’employé. C’est le moment de faire le bilan du travail accompli pendant l’année, ce dont vous êtes satisfait et ce sur quoi il doit s’améliorer. 

C’est également lors de l’entretien individuel que sont fixés les nouveaux objectifs pour l’année à venir.

C’est une excellente occasion de féliciter vos collaborateurs pour leurs efforts et leur travail. La reconnaissance est très importante pour se sentir bien au sein d’une équipe et d’une entreprise. 

Communiquer votre satisfaction à votre équipe est un excellent facteur de motivation.

6) Utilisez les bons outils

Le logiciel de gestion de projet est un outil très utile pour faciliter la communication et la collaboration au sein d’une équipe. En effet, il permet notamment de faciliter la communication grâce à son système de messagerie instantanée. 

De plus, il permet également aux équipes implantées dans différents lieux de rester facilement connectées, ce qui est très pratique.

Toutes les informations sont centralisées en un seul endroit et facilement accessibles par toutes les parties prenantes du projet. Il n’est plus nécessaire d’envoyer des courriels, de tenir des réunions ou de passer des heures à chercher les informations dont vous avez besoin.

Un logiciel de gestion de projet permet une meilleure communication et un gain de temps, ainsi qu’une productivité accrue. Il est également un outil efficace pour suivre l’avancement du projet. Il est très utile et a beaucoup d’avantages.

Il existe également un outil, appelé ASANA : Asana est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent suivre l’avancement de leurs projets et atteindre leurs objectifs. Asana offre une vue claire de l’avancement des tâches, permet aux équipes de collaborer efficacement et d’organiser facilement leurs tâches. En bref, Asana est un outil puissant qui peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.

Réunions de bilan, conflits d’horaires, chaînes d’e-mails interminables : avec Asana, vous serez au courant de ce que fait votre équipe et à quel moment. La communication est efficace et pratique, ce qui vous permettra de gagner du temps.

Grâce à Asana, l’efficacité des équipes a été multipliée par 1,45 :

  • 65 % des clients affirment qu’Asana a réduit le nombre d’e-mails et de réunions avec leur équipe
  • 66 % des clients affirment qu’Asana leur permet d’être plus productifs

*Selon une étude menée en 2016 auprès de clients Asana Premium

Communication entreprise : En résumé

Une bonne communication est cruciale pour améliorer le travail en équipe. En tant que chef de projet, il est de votre ressort d’instaurer un climat de confiance et de favoriser l’esprit d’équipe à travers diverses stratégies de communication.

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