Formation Excel : Pourquoi utiliser Excel ?

février 5, 2024

Excel est un logiciel qui fait partie de la suite d’outils de productivité Microsoft Office. Il est considéré comme un outil essentiel dans toute entreprise, au même titre que Word. Que vous soyez un professionnel ou un particulier, l’utilisation d’Excel peut améliorer votre productivité et vos performances. Dans cet article, nous vous expliquons tous les avantages d’Excel dans votre vie quotidienne.

1. Formation Excel : Qu’est-ce que Microsoft Excel ?

Microsoft Excel est un logiciel de tableur de la suite Microsoft Office disponible sur Mac, Windows, Android ou Linux. Ce tableur est aujourd’hui le plus utilisé dans le monde de l’entreprise. En effet, quel que soit votre secteur d’activité, il vous accompagne parfaitement dans votre gestion quotidienne.

Cette dernière implique souvent l’utilisation de plusieurs outils pour vos tâches financières ou de ressources humaines. Au lieu d’avoir différents logiciels, vous centralisez vos informations en un seul endroit. Vous pourrez ainsi créer, modifier et partager facilement des fichiers avec vos collaborateurs ou prestataires.

Excel se présente sous la forme d’un tableau avec différentes grilles composées de lignes et de colonnes. Créez des tableaux, des formules spécifiques ou des graphiques avec des chiffres, des dates ou des chaînes de caractères comme vous le souhaitez. Excel est le programme idéal pour effectuer des calculs et générer des statistiques.

2. Formation Excel : Pourquoi utiliser Excel pour une entreprise ?

En tant qu’entreprise, plusieurs logiciels s’offrent à vous pour la gestion quotidienne. Alors, pourquoi choisir Excel en particulier ? Voyons ça ensemble !

Formation Excel : Améliorer sa productivité avec le tableau Excel

Tout d’abord, utiliser Excel vous aide à gagner en productivité tous les jours dans votre entreprise. Eh oui, grâce à ces feuilles de calcul, vous n’avez plus besoin de réaliser manuellement des calculs simples ou complexes.

En effet, vous personnalisez comme vous le désirez votre tableur avec des formules adaptées à vos exigences. Tout se calcule automatiquement et de manière précise. L’automatisation des tâches tout comme les liaisons entre données d’autres fichiers vous facilitent la saisie et le traitement.

Prévisions, analyses financières et tableaux de bord peuvent aussi être développés sur ce logiciel. Vous les envoyez simplement par la suite à vos partenaires sous forme de tableurs et de graphiques. Vous améliorez en plus votre communication, car bien souvent ils utilisent également cet outil incontournable.

De plus, certaines fonctions comme la sélection d’une plage jusqu’à la dernière cellule (CTRL + MAJ) vous font économiser du temps.

Formation Excel : Obtenir des résultats précis grâce au programme Excel

Utiliser Excel au quotidien vous permet de réaliser des calculs précis avec une marge d’erreur très faible. On le sait, manier les chiffres toute la journée peut vite embrouiller le cerveau et ainsi provoquer une petite faute sans le vouloir.

Grâce à ce classeur performant, vous pouvez facilement créer des tableaux croisés dynamiques ou des mises en forme conditionnelle. Bien entendu, former vos salariés à l’utilisation d’Excel reste primordial pour éviter un mauvais enregistrement de données.

Formation Excel : Flexibilité du logiciel Excel

Excel est un outil connu pour sa flexibilité. En effet, vous pouvez l’adapter aux différents besoins de votre entreprise. Commencez tout simplement avec une page blanche que vous modelez par la suite à votre guise. Créez l’univers qui vous ressemble avec la réalisation de votre suivi de stock, de votre analyse financière ou le suivi de votre budget. De plus, les calculs ne sont pas figés dans le marbre. Vous pouvez facilement modifier une donnée et tout recalculer.

Changez-les quand bon vous semble pour coller au plus près de la réalité de votre entreprise. Avec ce logiciel, modifiez le contenu et la forme des informations sur les feuilles de calcul. Il permet également de fusionner des données ou de les déplacer facilement dans le tableur. Excel bénéficie aussi de mise à jour régulière pour vous proposer des fonctionnalités toujours plus performantes.

Formation Excel : Pourquoi utiliser Excel ?

Formation Excel : Economie sur les logiciels

Utiliser Excel présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes d’économies. En effet, Excel permet d’éviter l’achat d’autres outils en complément pour la gestion, et son utilisation ne nécessite pas d’investissement dans des modules supplémentaires. De plus, Excel est extrêmement rapide, ce qui permet aux entreprises de gagner en productivité et donc en chiffre d’affaires sur le long terme.

Formation Excel : Les innombrables fonctions des tableaux Excel

La puissance d’Excel réside principalement dans ces innombrables fonctions. Certaines s’avèrent basiques, mais pas forcément connues de tous.

Les fonctions :

SOMME : connaître la somme de plusieurs données. Exemple : SOMME (20 ; 45) = 65.
Nombre NB pour compter le nombre d’entrées.
SI pour mettre en place une condition et afficher un résultat si elle est remplie ou non.
MOYENNE pour obtenir la moyenne de valeur sur une plage de données numériques.
MIN et MAX pour récupérer le nombre le plus petit et le plus grand dans un tableau Excel. Cette fonction s’adapte parfaitement à la gestion des stocks.
La date et les heures pour isoler rapidement des informations avec des données de date ou d’heure. (Fonction ANNÉE, MOIS, JOUR)

Formation Excel : Pourquoi utiliser le tableur Excel pour un particulier ?

Comme nous venons de le voir précédemment, Excel s’adapte donc parfaitement à un usage en entreprise. Cependant, en tant que particulier, ce logiciel possède aussi de multiples avantages.

Formation Excel : Maîtriser son budget personnel

D’abord, suivez votre budget mensuel ou annuel de ménage à l’aide d’Excel. Créez des tableaux simples pour suivre vos charges courantes comme votre hébergement, votre alimentation ou vos dépenses personnelles. Utilisez des fonctions comme SOMME ou MOYENNE pour calculer vos dépenses et vos rentrées d’argent. Vous trouverez peut-être des modèles déjà prêts sur Internet pour gagner du temps.

Formation Excel : Obtenir des résultats précis grâce au programme Excel

Il n’est pas nécessaire d’être une grande entreprise pour utiliser Excel au quotidien. Gérez votre comptabilité, vos stocks, le suivi de vos clients ou l’édition de vos factures grâce à cet outil. Il vous offre une multitude de solutions sans avoir à investir dans plusieurs logiciels.

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