Excel : Une fois maîtrisé, Excel devient un atout quotidien. Il suffit de saisir une formule et tout ce que vous faisiez manuellement devient automatique.
Que vous ayez besoin de fusionner deux feuilles de données similaires, d’effectuer des calculs simples ou de combiner des informations provenant de plusieurs cellules, Excel vous facilite la tâche.
Il existe de nombreux astuces qui peuvent vous aider à travailler plus efficacement dans Excel. Par exemple, si vous devez effectuer une mise à jour de vos données, il existe sans doute une formule qui vous évitera de faire ce travail manuellement.
Quelle que soit la tâche qui vous attend, Excel compte de nombreuses astuces pour vous aider à travailler plus efficacement.
Avant de vous lancer dans l’utilisation d’Excel, il est important de connaître les fonctions indispensables pour manipuler aisément vos données et construire le tableau qui correspond à vos attentes.
Parmi les fonctions les plus importantes, on retrouve notamment la somme, la moyenne, la concaténation ou encore le compte. Il est également important de savoir comment créer des graphiques à partir de vos données pour une visualisation plus claire.
Il est possible d’ajouter plusieurs lignes ou colonnes à la fois en travaillant sur des données. Cela rendrait la tâche beaucoup moins fastidieuse qu’une insertion une à une.
Pour insérer plusieurs lignes ou plusieurs colonnes dans une feuille de calcul, sélectionnez un nombre de lignes ou de colonnes existantes identique au nombre que vous souhaitez insérer. Effectuez ensuite un clic droit, puis sélectionnez « Insertion ».
Si votre feuille de calcul contient un très grand ensemble de données, il est rare que vous ayez besoin de consulter toutes les lignes à la fois. Vous consultez souvent les données qui correspondent à un critère spécifique.
Si vous souhaitez lister uniquement les données qui correspondent à un critère, vous pouvez utiliser une formule de recherche. Par exemple, vous pouvez faire une recherche pour lister uniquement les données qui correspondent à un critère spécifique.
Les filtres vous permettent de réduire la quantité de données visibles en n’affichant que certaines lignes à la fois.
Dans Excel, vous pouvez ajouter un filtre à chaque colonne, puis sélectionner les cellules que vous souhaitez afficher.
Les filtres sont utiles pour trouver rapidement les données dont vous avez besoin dans un tableau.
Ajoutez un filtre en cliquant sur l’onglet Données puis en sélectionnant l’option Filtrer.
Cliquez sur la flèche dans l’en-tête de colonne. Vous pouvez alors choisir si vous souhaitez trier vos données par ordre croissant ou décroissant, et indiquer si vous souhaitez afficher des lignes en particulier.
Si vous souhaitez afficher uniquement les prospects travaillant dans le secteur de l’audiovisuel, vous pouvez choisir le filtre Audiovisuel. Cela permettra de masquer les autres lignes.
Conseil : si vous souhaitez effectuer des analyses supplémentaires, vous pouvez copier les valeurs d’une feuille de calcul filtrée dans une autre.
La fonction de suppression des doublons vous sera très utile si vous avez une liste de plusieurs contacts dans une entreprise et ne souhaitez afficher qu’un seul enregistrement pour chaque entreprise.
Pour supprimer les doublons, sélectionnez la ligne ou la colonne que vous souhaitez traiter. Accédez ensuite à l’onglet Données, puis cliquez sur Supprimer les doublons dans le groupe Outils de données.
Une fenêtre contextuelle s’affiche et vous demande de confirmer les données que vous souhaitez traiter. Sélectionnez pour supprimer les valeurs en double. Afficher/masquer les valeurs en double : Affiche ou masque les valeurs en double.
Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour supprimer une ligne entière en fonction d’une valeur de colonne en double.
Si trois de vos lignes contiennent les informations de Laurent Pasquier et que vous ne souhaitez en afficher qu’une seule, vous pouvez sélectionner l’ensemble de vos données puis supprimer les doublons selon l’adresse e-mail. Votre liste ne contiendra plus que des noms uniques.
Pour créer un format de cellule personnalisé, commencez par sélectionner la cellule ou plage de cellules de votre choix. Ensuite, effectuez un clic droit et rendez-vous sur Format de cellule. Cliquez sur l’onglet police et modifiez les paramètres selon vos besoins.
Une fenêtre s’ouvre, vous proposant de nombreuses catégories de formats :
En vous rendant sur ce dernier champ, vous pouvez ensuite choisir un format adapté à vos données, à l’image d’un numéro de téléphone dans lequel créer des espaces par exemple. Une fois ces paramètres définis, vous pouvez cliquer sur le bouton “Exporter” pour récupérer une version exportée de vos données.
Vous pouvez ensuite enregistrer ce fichier sur votre ordinateur ou ouvrir directement votre application Excel pour y importer vos données.
La fonction de formatage conditionnel vous permet de modifier la couleur d’une cellule en fonction des informations qu’elle contient.
Il est possible d’afficher les données en triant les données par ordre croissant ou décroissant. Par exemple, si vous avez reçu les notes de vos élèves, vous pouvez trier les notes dans l’ordre croissant ou décroissant pour pouvoir les analyser plus facilement.
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez aussi faire un classement à partir de différentes informations.
Sélectionnez le groupe de cellules auquel vous souhaitez appliquer une mise en forme conditionnelle. Cliquez ensuite sur Mise en forme conditionnelle dans l’onglet Accueil et sélectionnez une option dans la liste déroulante.
Vous pouvez également créer votre propre règle. Une fenêtre s’affiche et vous demande de préciser votre règle de mise en forme. Cliquez sur OK pour la mettre en place. Elle sera appliquée automatiquement.
Pour insérer une liste déroulante dans Excel, vous devez d’abord avoir mis de côté une liste de variables pour réaliser la liste déroulante dans votre feuille de calcul.
Une fois celle-ci créée, cliquez dans la cellule où vous souhaitez insérer votre liste, puis allez dans Données pour atteindre la commande – Validation des données. Dans la section Source, entrez l’adresse de la liste de variables que vous avez créée précédemment dans la zone de texte.
Une fenêtre contextuelle s’ouvre sur votre écran. Sélectionnez Liste dans Autoriser, au sein de l’onglet Options et cochez la case Liste déroulante dans la cellule. Ensuite, rendez-vous dans l’onglet Message de saisie et décochez la case.
Quand la cellule est sélectionnée si vous ne souhaitez pas qu’un message s’affiche dans ce contexte.
Dans le dernier onglet Alerte d’erreur, vous pouvez personnaliser votre liste en ajustant la présence d’un message ou non en cas d’erreur de saisie.
Si Excel permet d’organiser facilement vos données, l’outil dispose aussi de fonctionnalités permettant de les présenter sous forme de graphiques en quelques étapes simples :
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