Qu’est-ce que fait le chef de projet quand le sponsor ne vient pas aux comités ?

Aujourd’hui, nous répondons à une question souvent posée en formation Prince 2 et en gestion de projet  : « Qu’est-ce que je fais quand le sponsor ne vient jamais aux comités de pilotage ? ».

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Le chef de projet ne doit pas prendre de décisions structurelles

La réponse immédiate serait de dire : ne prenez de décisions à sa place. C’est la chose que ne peut pas faire le chef de projet, c’est prendre des décisions structurelles vis à vis du projet, parce que ce n’est pas son rôle. Le chef de projet à le rôle de chef d’orchestre. Il doit faire jouer une musique qu’on lui a donné. C’est-à-dire de respecter le budget qui lui a été donné, le timing qui lui a été donné et le produit qu’on lui a demandé de produire. Mais si à un moment donné, il y a besoin de prendre des décisions, il ne faut pas que ce soit le chef de projet qui le fasse, parce qu’à ce moment là, il endosse une responsabilité qui n’est plus la sienne. Il y a pleins de projets où le chef de projet est un peu seul dans son bateau, et il essaye de faire avancer la chose comme il peut, avec ses possibilités, avec les moyens, de manière à respecter l’engagement qu’il a contracté vis à vis de son client. C’est d’autant plus prégnant notamment lorsque l’on est prestataire, consultant dans le cadre d’une société de service par exemple et qu’on doit faire avancer le projet de son client, et le client peut avoir tendance à laisser le chef de projet se débrouiller parce que de toute façon c’est une ressource externe. En effet, on peut rencontrer ce genre de dynamique là. En tant que chef de projet, malheureusement, il faudrait se garder le plus possible de prendre des décisions structurantes, ce qu’il faut faire, c’est de remonter les alertes le plus souvent possible à son sponsor, et le tenir informé par écrit des risques de manière à ce que le sponsor ait toute les informations lui permettant potentiellement de prendre la bonne décision. S’il n’a pas les informations, il est clair que ça va être de la faute du chef de projet.  Il faut donc absolument que le chef de projet fasse remonter les alertes dès qu’elles se produisent. Et par conséquent, mettre le sponsor devant ses responsabilités.

L’anticipation des risques

Si, au delà de tout ça, le sponsor ne vient toujours pas en réunion, ne prend toujours pas de décisions, malheureusement, il n’y a pas de recette miracle pour faire face à ce genre de situation qui se produit assez souvent, vous faites un petit peu comme vous pouvez. Maintenant, en tant que prestataire, vous avez un engagement auprès de votre client qui est difficile de faire exploser en plein vol. Mais lorsqu’il n’y a pas l’édifice de base, c’est-à-dire le responsable ultime et lorsqu’il n’y a pas de volonté de faire, en fait, il n’y a pas de projet. Néanmoins, tout ces référentiels là, ils vous disent des choses importantes : le chef de projet ne prend pas de décisions structurantes. Faire remonter toutes les positions de risque au responsable de l’entreprise, à votre sponsor ou à votre exécutif. Essayez d’anticiper le plus possible ces situations de risque. Essayez de mettre en place des plans d’action, des alertes, des warning sign, des déclencheurs et de nommer des Risk Owners par exemple qui vont permettre d’alerter le chef de projet au plus tôt dans une possible matérialisation d’un risque.

L’aspect qu’il faut traiter urgemment quand on a pas de sponsor ou quand il ne prend pas les décisions, bien-sûr, c’est les risques. Donc il faut mettre le paquet dessus de manière à ce qu’au moins, cela puisse remonter et que vous ayez fait votre travail le plus professionnellement possible.

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