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La méthode Lean ne se focalise pas uniquement sur l’industrie. Cette dernière s’invite de plus en plus dans le monde des affaires, notamment des services Achat. Visant à éliminer tous les gaspillages, le principe Lean permet l’optimisation de la valeur ajoutée pour un client. Basée sur un diagnostic complet, la méthode Lean permet de lancer divers chantiers permettant d’identifier les différents axes d’amélioration.

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Un modèle unique pour chaque chantier

L’application de la démarche Lean aux services Achat nécessite la mise en place de divers chantiers basés sur un modèle unique. De nombreux acteurs du service achats seront, dans un premier temps, formés au Lean Six Sigma. Cette formation augmente la capacité d’action des personnes chargées de la gestion. Elle favorise, en parallèle, l’appropriation des nombreux outils d’amélioration du Lean.

En ce qui concerne les chantiers, ces derniers seront décrits dans le but de réaliser une lettre de mission qui définira le planning, les attendus et les ressources. Préparé en amont, chaque chantier déterminera le fil conducteur méthodologique. Une formation des participants sera également entreprise sur l’outil qui servira durant la mission pendant le déroulement des chantiers.

Quelles sont les 3 familles d’outils utilisées ?

Visant à l’amélioration des processus Achats, la démarche Lean se base sur trois familles d’outils.

Les outils de description de flux

On citera, dans un premier temps, les outils de description de flux qui formaliseront la totalité des activités. Ils identifieront aussi les difficultés rencontrées au sein du service Achat ainsi que les étapes de non-valeur ajoutée incluant les phases de validation des demandes d’achat ou encore les étapes de contrôle.

Les outils d’amélioration

Viennent ensuite les outils d’amélioration qui comprennent, par exemple, le chantier 5S. Ce dernier se fixe comme objectif de gagner en efficacité, mais également de rechercher les informations à maîtriser et le délai de conservation des documents. Le 5S est un levier non négligeable qui améliorera la productivité.

Le chantier Management visuel fait également partie des outils d’amélioration et aura pour mission de revoir l’implantation du service Achat. Il peut également se charger de la refonte de l’ensemble du visuel afin de favoriser la circulation des informations. Quant à l’équilibrage des postes, il permettra d’identifier la journée type des acheteurs et donc d’instaurer un rythme de travail réduisant des effets de taille de lots obstruant le processus.

Les outils de pilotage du processus

Le pilotage de la performance garantit la pérennité des actions Lean. Installé durablement aux services Achat, le pilotage du processus devient un véritable système de management. S’appuyant sur les indicateurs de la performance, ce dernier permet de mesurer la progression Lean et de garder le contrôle sur la stabilité des performances du flux.

 

Les outils de pilotage serviront aussi à prendre des mesures correctives dans le cas où les indicateurs n’apportent pas de résultats favorables. Les indicateurs doivent absolument être concrets, simples et étroitement liés à la performance du processus.

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