Le Lean management propose un grand nombre d’outils offrant la possibilité aux entreprises de s’améliorer. Parmi ces outils, on retrouve la méthode des 5S qui fait partie des principes du Lean management permettant d’améliorer son environnement de travail et, par conséquent, de devenir plus productif.
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Que signifie la méthode des 5S ?
Créée au Japon, la méthode des 5S s’inscrit dans la démarche qualité de plusieurs organisations. Chaque lettre provient de 5 mots japonais ; 5 familles d’actions qui sont des règles simples et qui constituent la méthode.
Seiri : recycler, trier, jeter, débarrasser
La première lettre de la méthode 5S (Seiri) désigne l’action de se défaire du superflu. Seul ce qui est utile et nécessaire sera gardé. Pensez, dans un premier temps, à délimiter une zone qui fera office de lieu de stockage des objets inutiles avant de vous en débarrasser définitivement.
Si vous hésitez, vous pouvez toujours créer une zone tampon qui recevra les objets qui peuvent encore servir. Déterminez néanmoins une date d’expiration pour chaque objet regroupé dans cette zone.
Seiton : ranger, classer, ordonner
La seconde action (seiton) consiste à faire un peu de rangement et à organiser l’espace de travail afin de rendre ce dernier plus efficace. Cette opération consiste à déterminer les différentes zones qui composeront le plan de travail (stockage, circulation…).
La détermination de la fréquence d’utilisation de chaque objet vous permettra de limiter les déplacements physiques. Les outils auront une place bien définie, les objets utiles seront placés de manière fonctionnelle, de nouveaux supports seront installés pour rendre les objets plus accessibles…, optimisez au maximum l’utilisation de l’espace.
Seiro : réparer, nettoyer
La propreté reste un élément fondamental du principe. Le processus de rangement et de nettoyage régulier vous permettra de détecter les éventuels dysfonctionnements et de les réparer. Nettoyer inclut également l’inspection de chaque matériel et chaque tâche quotidienne comme le classement des papiers, l’archivage des documents, etc. Optimiser l’état de propreté des locaux, d’une part, sécurisez les lieux et apportez une certaine sérénité dans le cadre de travail.
Faisant également office d’inspection, le nettoyage nécessite néanmoins une certaine adaptation. Accordez-vous, par conséquent, quelques semaines afin de le modifier, au fur et à mesure, avant d’en assurer la continuité.
Seiketsu : standardiser, ordonner
Une fois le processus de nettoyage mis en place et les anomalies réparées, il vous faut à présent vous pencher sur le maintien de l’ordre et de la performance obtenue. Standardiser la méthode de travail évitera en effet le retour du désordre et de la saleté.
Les règles à appliquer seront désormais définies. En rendant ce processus parfaitement visuel, vous pourrez détecter plus facilement les dysfonctionnements. Appuyez-vous sur les résultats obtenus après chaque action afin de normaliser votre nouveau processus.
Shitsuke : maintenir, être rigoureux
Être performant ne suffit pas surtout si l’on souhaite rester productif sur le long terme. C’est là qu’intervient la 5e opération : être rigoureux et faire évoluer. L’objectif consiste à appliquer les 4 actions précédentes, mais aussi à les maintenir.
Pensez à former les salariés aux nouveaux procédés, à surveiller l’application des règles et à les améliorer si besoin, mais également à ne pas perdre de vue les dérives et les corriger. Invitez les employés à participer en créant une boîte à idées ou en organisant des brainstormings qui auront pour objectif de trouver diverses solutions afin d’optimiser l’espace de travail.
L’application de la méthode 5S garantit une meilleure productivité et la réduction considérable des accidents de travail, notamment au sein des ateliers. Une organisation appliquant les 5 plans d’action pourra désormais se concentrer sur l’essentiel.
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